KOMMUNE: KUNSTIG INTELLIGENS HJÆLPER MEDARBEJDERNE TIL AT TRÆFFE BESLUTNINGER

I Københavns Kommune er kunstig intelligens ikke bare et buzzword. De seneste år er det blevet en vigtig del af digitaliseringsstrategien, både for arbejdet med borgerne, men også i personaleafdelingen. Men det er alfa og omega at have det juridiske grundlag i orden, siger chefen.

Automatisk kontrol af børne- og straffeattester, et algoritmepostbud, der selv kan sortere e-mails og mange årsværk sparet. Det er indtil videre nogle af resultaterne i Københavns Kommune, hvor man de seneste år har satset på maskinlæring i IT-afdelingen.

Men bare fordi kommunen har taget et nyt værktøj i brug, er der ikke frit spil. I kommunen er der stort fokus på de juridiske og etiske perspektiver, når maskinerne skal overtage nogle af menneskenes opgaver.
“Når forvaltningerne kommer og vil have udviklet en algoritme, så skal de redegøre for, hvilken data der skal bruges og for, at der er lovgrundlag for arbejdet,” siger Mikkel Folmø, der er afdelingschef i Koncern IT i Københavns Kommune. Hovedstadens store IT-afdeling har de seneste år lavet en række store maskinlæringsprojekter. Men for at beskytte både borgere og medarbejdere har de klare retningslinjer og et nøje fokus på lovgrundlaget.

Afdelingschefen har indvilget i at fortælle, hvordan landets største kommune bruger kunstig intelligens i IT-systemer på både HR-området og i mødet med borgerne, og her understreger han vigtigheden af det etiske aspekt.

”Den kunstige intelligens skal være en støtte til medarbejderne. Vi skal ikke træffe beslutninger eller automatisere beslutninger. Det er teknikken slet ikke moden til, og det er hverken etisk eller juridisk forsvarligt.”
Mikkel Folmø, Afdelingschef i Koncern IT i Københavns Kommune

Børne- og straffeattester

Mikkel Folmøs afdeling tæller blandt andet et data science-team på cirka ti medarbejdere. De har vidt forskellig baggrund; fra de traditionelle IT-uddannelser til økonomer og fysikere.
“Vi leder ikke efter sorte huller i kommunen, men deres baggrund er alligevel meget relevant,” som han siger.

For holdet har det til fælles, at de specialiserer sig i at få computerkraft til at løse opgaver, der ellers ville tage mange tusinde arbejdstimer for mennesker. I 2013 blev kommunens mange tusinde medarbejderes personalesager digitaliseret. Men måden, det blev gjort på var ikke optimal, og der var derfor ikke et samlet overblik over, hvilke personalesager der indeholdt børneattester. Børneattester, der er krav, hvis man f.eks. skal arbejde med børn og unge.

“De forskellige afdelinger havde haft helt forskellige praksis for, hvordan de håndterede attesterne. Nogle steder kiggede man bare på dem, andre steder gemte man dem og journaliserede dem,” fortæller IT-chefen.

Det betød at 20.000 personalesager skulle gennemgås. Manuelt ville det koste omkring tre årsværk. Det mente Mikkel Folsø og hans folk, at de kunne gøre hurtigere og billigere. De udviklede i stedet software, der kunne gennemlæse de indscannede personalesager og identificere hvilke, der manglede børneattester.

Projektet blev en succes. I dag er systemet blevet en etableret del af driften i HR-afdelingen, hvilket betyder at der en gang i kvartalet bliver tjekket om nye medarbejdere, eller medarbejder, der har skiftet job internt i kommunen, nu også har de rigtige attester gemt i deres personalemappe. Samtidig er løsningen udvidet til også at gælde straffeattester, ligesom løsningen senere kan udvides til f.eks. tjek af opholdstilladelser og arbejdstilladelser.

“På den måde opdager algoritmen, hvis der er sket en smutter, hvor nogen i HR har glemt at indhente de nødvendige dokumenter,” forklarer han.

Forhindrer fejlagtig løn

På samme vis har Koncern IT hjulpet med et maskinlæringssystem, der kan udpege, hvornår medarbejdere, der har sagt op, skal have afmeldt deres lønudbetaling. Målet er at undgå, at der fejlagtigt udbetales løn til tidligere ansatte, som kommunen så skal bruge tid på at få tilbagebetalt.

“Vi lavede en business case på projektet og vurderede, at vi faktisk kan spare halvandet årsværk på det. Det giver noget i sidste ende,” siger Mikkel Folmø. Det er dog ikke kun på HR-området, at maskinlæringen er blevet en vigtig faktor. Mange af værktøjerne handler ikke om kommunens interne forhold, men om at lette hverdagen for både borgere og fagmedarbejderne.

Et af de områder er kommunens mange digitale postkasser.

“Vi får rigtigt mange e-mails, som skal ende hos den rigtige modtagere. Men borgerne sender ikke altid til den rigtige postkasse, og så bruger medarbejderne meget tid på at sikre, at beskeden kommer videre til den rette kollega. For at spare den tid har vi lavet en algoritme, der kan fordele posten. Uanset hvilken postkasse, der bliver skrevet til, så læser algoritmen e-mailen og giver et bud på, hvilken postkasse mailen burde være landet i. Det er implementeret i store dele af kommunen og sparer både medarbejderne for at skulle fordele e-mails manuelt, men betyder også, at borgerne hurtigere kan få svar,” fortæller IT-chefen.

Som opfølgning på det projekt kastede udviklerne sig over en ny algoritme, der skulle hjælpe med at journalisere de mange henvendelser automatisk med de rigtige nøgleord og parametre i kommunens store journalsystem.

“Algoritmen læser og opretter automatisk alle henvendelser i journaliseringssystemet. Den rammer rigtigt i seks ud af syv tilfælde. I den gamle verden skulle medarbejderne selv udfylde en masse stamdata på sagen og gemme henvendelsen manuelt, men nu skal de ikke gøre særligt meget. I det ene ud af syv tilfælde, hvor algoritmen rammer forkert, skal de bare justere et par felter i journaliseringssystemet. Det er en kæmpe hjælp.”

Uden jura går det ikke

Selvom kommunen indtil videre har haft stor succes med maskinlæringsprojekterne, så er Mikkel Folmø ikke blind for, at der kan følge problemer i teknikkens kølvand.

“Den kunstige intelligens skal være en støtte til medarbejderne. Vi skal ikke træffe beslutninger eller automatisere beslutninger. Det er teknikken slet ikke moden til, og det er hverken etisk eller juridisk forsvarligt. Der er skøn involveret i fagmedarbejdernes beslutninger. Teknikken skal hjælpe medarbejderne til at træffe den bedste beslutning og reducere tiden, de skal bruge på den kedelige del af arbejdet,” siger han og fortsætter: “Dét er baggrundstæppet for vores arbejde med maskinlæring. Derfor har vi gjort meget ud af at udarbejde kodeks for, hvordan vi bruger kunstig intelligens i kommunen.”

Samtidig er det helt centralt for IT-folkene, at lovhjelmen er klar og tydelig, før nye projekter sættes i søen.

“Vores udgangspunkt er, at vi ikke behandler nye data. Vi behandler kun data, som der i forvejen er hjemmel til at indhente. Det er kun de data, vi fodrer til algoritmer,” siger han. Han peger på, at automatiseringen også har den konsekvens, at der er færre medarbejdere, der manuelt kigger på henvendelser, hvilket kan styrke svartempo, sikkerhed og privatliv.

“Hvis du sendte en mail forkert før, så var der måske tre-fire personer, der læste henvendelsen undervejs igennem systemet. I dag er det kun en algoritme, hvilket betyder, at færre skal bruge arbejdstid på at sende mailen videre,” siger Mikkel Folmø.

Digitale kollegaer

Han oplever med egne ord stor opbakning til de nye projekter fra fagmedarbejderne i kommunen.

“Der er en meget positivt stemning for, at vi kan lette nogle af deres opgaver,” siger han og tilføjer: “Men de skal selvfølgelig vænne sig til at få nogle digitale kollegaer, som de skal samarbejde med.”

FAKTA

FRA RPA TIL MASKINLÆRING

Hos Københavns Kommune har automatisering længe været en central opgave for IT-afdelingen.

“Tidligere brugte vi meget tid på at automatisere de såkaldte ‘arme-og-ben-opgaver’, altså helt manuelle opgaver, der handlede om at indtaste data fra et system i et andet eller om at udføre nogle regelbaserede beregner. Det bliver også kaldt RPA, robotic process automation. Opgaver, der ikke krævede skøn fra medarbejdernes side.

Men nu er vi begyndt på kunstig intelligens, hvor det i højere grad handler for eksempel at beregne sandsynlighed på forskellige udfald. Vi kunne se, at der var en efterspørgsel, og at det private erhvervsliv var gået i gang, så det gjorde vi også.

For os betyder kunstig intelligens først og fremmest maskinlæring og algoritmer. Vi bygger ikke selvkørende biler,” siger Mikkel Folmø.

KOMMUNALT KODEKS

I Københavns Kommune har de vedtaget et regelsæt, der skal sikre, at maskinlæringen ikke medfører uhensigtsmæssige konsekvenser.
Kodeksets fem punkter lyder som følger:
1. Der skal være tillid til kommunens brug af kunstig intelligens
2. Kunstig intelligens skal bidrage til bedre service for borgere og virksomheder
3. Kunstig intelligens skal frigive ressourcer til kernevelfærden
4. Kunstig intelligens skal være en støtte til fagligheden
5. Kodekset skal følge erfaringer og udvikling i lovgivningen
Kilde: https://bit.ly/3wkJC02

… . … …. .

FAKTABOKS

En Hjælpende hånd
En af dem, der sidder i den anden ende af Koncern IT’s løsninger, er Carsten Brouer Colband, der er løn- og personalekonsulent i Københavns Kommune. Han er glad for at få en hjælpende hånd fra algoritmerne:

“Umiddelbart giver det en tryghed, for det betyder, at sagerne er i orden. Mennesker laver jo individuelle løsninger, maskinen gør det ensartet,” siger han og forklarer:

“På ansættelsessager er der maskinlæring, der undersøger nogle faste parametre. Hvis de ikke er til stede, så kommer der en automatisk kommentar i sagen. En slags forhåndstjek. På den måde kan resten af sagsbehandlingen blive lettere for os.”

Han hører ikke til dem, der frygter den kunstige intelligens’ indtog: “Der er selvfølgelig nogen, der er bekymrede for, om automatikken overtager det hele. Jeg tænker, at så længe vi som fagpersoner er involveret i processen og maskinlæringen indføres med gode tanker og fornuft, så skal det nok blive godt. Vi har travlt, og det er rart med en hjælpende hånd.”