TILLIDSREPRÆSENTANT PÅ DISTANCEN: ÆRLIG KOMMUNIKATION ER DET VIGTIGSTE

Nogle arbejdede alt for meget, andre kunne ikke arbejde så meget som de plejede. Tillidsrepræsentant Dorrit Christensen gjorde sig nye erfaringer, da hun og kollegaerne blev hjemsendt fra Region Nordjyllands IT-afdeling under corona-nedlukningen.

Onsdag den 11. marts 2020. Som de fleste andre danskere sad Dorrit Christensen bænket foran fjernsynet, da Mette Frederiksen tonede frem på skærmen og præsenterede en af de mest omfattende samfundsforandringer i nyere tid. Hun åbnede sin arbejdsmail og gik i gang med at formulere en e-mail til sin chef, hvor hun bad ham om at sende information ud til medarbejderne. Hun nåede dog ikke at trykke send, før det sagde ‘pling’. Der var mail fra chefen: Alle skulle arbejde hjemmefra, startende den følgende dag.

“Det skal vores ledelse have ros for. De var hurtige til at kommunikere,” siger hun i dag.

Det var de færreste af de 50 kollegaer, som Dorrit Christensen er tillidsrepræsentant for, der var nødt til at tage ind på regionens IT-kontor dagen efter for at hente udstyr til at kunne arbejde hjemmefra. Ledelsen havde nemlig allerede mandag i samme uge iværksat et beredskab og klargjort hjemmearbejdspladser.

“Vi tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter sagde til vores kollegaer, at vi som IT-folk jo jævnligt sender nye programmer ud til slutbrugerne og derfor også er nødt til selv at være omstillingsparate.”
Dorrit Christensen, tillidsrepræsentant i Region Nordjylland.

Ny funktion

For Dorrit Christensen betød corona-hjemsendelserne, at rollen som tillidsrepræsentant forandrede sig markant.

Normalt sidder hun sammen med sine 50 kollegaer på samme adresse. Her udgør de regionens IT-afdeling under navnet ‘Digitalisering og IT’. De står for drift, forvaltning, projektstyring, sekretariat og support. Pludselig var medarbejderne spredt for alle vinde og driften af regionens essentielle patientsystemer skulle i stedet koordineres digitalt uden mulighed for fysiske møder.

“Jeg sender en mail ud til mine kollegaer om fredagen, hvor jeg skriver, at hvis der er noget, så kan de altid ringe eller skrive. Da vi er 14 dage inde i perioden, skriver jeg ud igen med samme besked,” fortæller Dorrit Christensen.

Informationsniveauet fra ledelsen er meget højt, siger hun:

“Vores personalenet bliver opdateret af enten regionsdirektøren eller HR-direktøren hver eneste dag. De har været rigtigt gode til at kommunikere ud.”

Overgang med bump

Et par dage efter hjemsendelsen melder ledelsen ud, at al kommunikation på tværs af medarbejdere fremover skal foregå med Microsoft Teams i stedet for Skype for Business, som organisationen hidtil har brugt.

“Det kom ret uheldigt ud, for der var ingen, der vidste, hvordan Teams fungerer.

Det gav jeg også besked om til ledelsen. Det tog lige to dage, hvor folk ‘øffede’ lidt, men så var problemet jo heller ikke større. Vi tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter sagde til vores kollegaer, at vi som IT-folk jo jævnligt sender nye programmer ud til slutbrugerne og derfor også er nødt til selv at være omstillingsparate,” genfortæller Dorrit Christensen.

At skulle håndtere situationen med digital kommunikation gjorde ikke sagen lettere.

“Man kan ikke lige tage fat i folk på gangen og sige ‘rolig nu’, når alle arbejder hjemmefra.”

Hun fortæller også, at IT-systemerne de første uger kom på overarbejde, fordi der pludselig var 15.000 brugere, der skulle på samtidig. Det var en stor opskalering.

“Systemet skulle lige have et lille pust, og der var også et par nye licenser, der skulle hjemhentes,” som Dorrit Christensen formulerer det.

12 timer om dagen

Under hjemsendelsen var der lokalmedarbejderudvalgsmøde, hvor ledelse og tillidsvalgte snakkede om situationen.

“Vi talte om, hvad der rørte sig, hvilke bekymringer vi havde, hvad vi skulle være opmærksomme på og hvad vi kunne gøre bedre,” fortæller hun og uddyber, at det især var et problem, at nogen arbejdede alt for meget.

“Vi fandt hurtigt ud af, at der var nogen, der havde svært ved at finde ud af at overholde arbejdstiden. De arbejdede måske 10-12 timer hver dag. De havde svært ved at finde ud af, hvornår man var på arbejde, og hvornår man ikke var på arbejde. Der skulle findes en balance, så alle kunne være i det,” siger hun. Her opstod et problem med den fysiske distance til kollegaerne.

“Det er ikke alle, der havde lyst til at have kamera på, når man ringede til dem. Når man så ringede rundt og spurgte, hvordan det gik, og hvad de havde brug for, så kunne det være svært at læse dem, og se om de var okay. Man manglede den sociale føling. Det var svært,” siger Dorrit Christensen.

Samtidig var andre kollegaer udfordrede af at være hjemme med børn, der skulle underholdes og undervises.

“Min ledelse var meget forstående for, at man ikke kan arbejde syv og en halv time om dagen, når man også er skolelærer, børnehavepædagog og skal varetage et hjem. Mange af vores teams er heldigvis aldersmæssigt fordelt over en bred kam, så der var både folk, der ikke har fået børn, nogen der har små børn, og nogen der er ældre og ikke har hjemmeboende børn.”

Kommunikation er alfa og omega

I dag er situationen i afdelingen stort set normaliseret, og Dorrit Christensen kan se tilbage på en kaotisk tid, hvor hun især er blevet opmærksom på vigtigheden af god kommunikation.

“Da vi var tre uger inde i nedlukningen, var der brug for at høre fra vores egen lokale ledelse og ikke kun den øverste ledelse i regionen. Det meddelte jeg ledelsen, hvilket de var glade for. Vi er hver især hjemme på egne matrikler og ser ikke ledelsen til hverdag og det er svært at have den daglige, uformelle dialog digitalt. Det tog ledelsen til sig,” fortæller hun.

Det betød, at flere af de nære ledere begyndte at blive mere synlige i kommunikationen. Samme behov opstod, da genåbningen var på vej.

“Der var ingen meldinger fra ledelsen. Da jeg spurgte min nærmeste leder sagde han, at ledelsen havde mange planer, men ikke turde melde noget ud, før statsministeren havde meldt noget ud. Det kunne jeg selvfølgelig godt forstå, men medarbejderne havde behov for kommunikation. Det er en svær balance,” siger Dorrit Christensen.

Når hun skal gøre regnskab efter et meget anderledes forår, siger hun:

“Det, jeg tager med mig, er, at hvis man selv er ærlig om, at situationen er svær, og at man synes det er træls, så tager folk godt imod det. Uanset om det er corona eller en omorganisering: Bare vær ærlig. Man kan let glemme det, når man har haft så mange omorganiseringer, og så kan jeg selv komme til at negliere, at folk synes det er svært. Jeg har ikke lagt skjul på, at det var en svær situation i mine e-mails til mine kollegaer, og det har jeg fået meget positiv respons på,” siger tillidsrepræsentanten.