Bestyrelsesmedlem: Brugerne afgørende for at få succes

Omfattende IT-projekt i Udenrigsministeriet gennemført i løbet af halvandet år på tværs af hele organisationen ved at engagere brugerne, fortæller Jette Jensen, IT-projektleder og bestyrelsesmedlem i SAMDATA.

Listen over fejlslagne IT-projekter er lang, og har kostet dyrt i lærepenge og rigtige menneskekroner.

Spørger man Jette Jensen, IT-projektleder i Udenrigsministeriet og medlem af SAMDATA’s bestyrelse, hvad der er afgørende for at få succes med store IT-projekter, nævner hun brugerne som en afgørende faktor. Hvis ikke man har de mennesker med, der til daglig skal anvende systemerne, kan det nemt gå galt.

”Brugerne er dem, der ved bedst, hvordan de forskellige systemerne fungerer. I IT-afdelingen kan vi godt bestemme, hvilke programmer de skal have, men det nytter jo ikke, hvis de ryster på hovedet og ikke kan bruge dem til noget i deres hverdag,” siger Jette Jensen.

Svært at få reservedele

Udenrigsministeriet stod sidst i 2006 overfor at skulle udskifte både hardware og software i en organisation, hvor blandt andet repræsentationer i udlandet og andre enheder havde implementeret vidt forskellige løsninger. Og i takt med at udstyret og programmerne blev ældre og ældre, begyndte der at opstå problemer.

”Man er løbende nødt til at udskifte gammel software, fordi producenter holder op med at servicere de gamle systemer. Og det øjeblik de ikke længere bliver opdateret, risikerer vi at blive ramt af virus og alt muligt andet skrammel. Det er som at køre rundt i en meget gammel folkevogn. Den er rigtigt svært at få reservedele til,” siger Jette Jensen.

Udenrigsministeriet besluttede at skifte de forskellige systemer ud med et standardprodukt, nemlig Microsofts Windows Vista i stedet for selv at udvikle et eget system.

”Og så gjaldt det om at starte fra en ende af med at finde ud af, hvilke programmer vi havde rundt om i organisationen,” siger hun.
Efter analysen kunne medarbejderne i IT-afdelingen konstatere, at der nok var mange gengangere blandt de anvendte systemer, men de fandtes i forskellige versioner alt efter, hvad man nu havde ”forelsket sig i” rundt om i organisationen.

Ud af busken

”Hver ambassade havde haft deres ideer om, hvad de havde brug for af udstyr og programmer. Mange havde ikke villet vente på, at ministeriet kom ud af busken,” siger Jette Jensen.

Selv var hun med i en arbejdsgruppe, der havde til opgave at få overblikket, mens en anden arbejdsgruppe tog sig af opgaven med at få defineret, hvordan det nye skulle se ud. Efter en intern testperiode i IT-afdelingen, hvor de værste fejl blev rettet, blev det nye system rullet ud til udvalgte grupper af brugere.

”Vi valgte også at sende det nye system ud i test hos brugere, der stod overfor de største forandringer. Vi ville meget gerne undgå kritik for blot at køre hen over dem uden at tage deres problemer alvorligt. De skulle bestemt ikke føle, at de sad i et hjørne for sig selv, til vi havde tid til at tage os af dem,” siger Jette Jensen.

Efter et halvt års test og fejlrettelser blev den nye standard i foråret 2008 rullet ud i hele organisationen. Forinden sørgede man for at infomere alle brugere gennem en kampagne på intranettet. I den periode var IT-afdelingens medarbejdere med til at støtte de enkelte brugere til at komme i gang med at bruge det nye system.

Accept fra brugerne

Ifølge hende var det afgørende for projektets succes, at IT-afdelingen sørgede for at involvere brugere rundt om i organisationen fra start. Brugerne var fx med til at definere designet af brugergrænsefladerne med skrivebordsikoner og skabeloner i Office-pakken. Ikke alene fik man gavn af den viden medarbejderne havde rundt omkring i organisationen – fra København og på repræsentationerne i udlandet – men man fik også den nødvendige opbakning til de forandringer, som skulle gennemføres.

”De følte, at de var med i processen. Selvfølgelig var det svært for folk at skulle udskifte deres vante programmer, men der var større accept, netop fordi de selv havde været med i projektet,” siger Jette Jensen.

Selv oplevede hun, at brugerne over en bred kam accepterede overgangen til et standardprogram for hele organisationen.

”Når de kom ud til repræsentationerne blev de mødt af de samme programmer og skabeloner, som de havde derhjemme. Det var nu ens over hele linjen. Selvfølgelig vil der altid være noget modstand, når man introducerer noget nyt, men gradvist finder folk jo ud af, hvilke fordele der ligger i det nye,” siger Jette Jensen.

I dag en fælles standard

Hun fortsætter:

”Nogle sad med nogle tudsegamle programversioner, og da de fik en ny version, kunne de lige pludselig en hel masse, som de ikke havde haft fantasi til at spørge om. Ved at vi og brugerne arbejdede tæt sammen, fik vi afklaret, hvilke behov de havde. Når man sidder overfor hinanden, kan man jo bedre komme frem til løsninger, som opfylder de behov og måske mere til.”

I dag har Udenrigsministeriet en fælles platform baseret på Windows som standard. Og der introduceres ikke nye programmer uden det er blevet testet og godkendt af Jette Jensen og hendes kolleger. Og det har givet et langt højere niveau af driftssikkerhed, at der nu er kontrol over, hvilken software der bliver anvendt i Udenrigsministeriet.

”Selv om det kom bag på mig, hvor lang tid projektet tog, er jeg glad for, at vi gjorde arbejdet. Vi har i dag en standard, der både sparer tid og penge. Det har gjort det nemmere at udskifte de gamle analoge telefonsystemer med Skype for Business, og dermed reducere kommunikationsudgifterne,” siger hun
\