KOLLEGERNE KLAREDE AT FÅ NYT SYSTEM I LUFTEN TRODS CORONA

På grund af myndighedernes retningslinjer om forsamlinger kunne KMD ikke gennemføre de planlagte demoer og kurser i kommunernes nye sygedagpengesystem. Men så tog medarbejderne sagen i egen hånd og udviklede de fysiske forløb til onlineundervisning.

Da statsminister Mette Frederiksen lukkede landet ned midt i marts, tog ledelsen i KMD en konsekvent beslutning og sendte 2.400 af sine 2.500 medarbejdere i Danmark hjem.

”Vi havde en formodning om, at det meste arbejde sagtens kunne klares hjemmefra. Nu var de fleste af vores kunder i den offentlige sektor jo også sendt hjem, så i det store hele ville det nok gå,” fortæller Michael Steen Holst, der er HR-direktør i KMD og formand for KMD’s krise-taskforce, der skal sikre stabil drift af alle vigtige funktioner.

Ud over hver uge at sende nye retningslinjer ud til alle IT-virksomhedens ansatte om, hvordan de skulle forholde sig, oprettede kriseberedskabet også en mailboks, hvor medarbejderne kunne skrive spørgsmål om alt fra ’hvis jeg er gravid, må jeg så komme på arbejde?’ og til ’må vi mødes med kunder, hvis kunderne gerne vil mødes?’

“De har også været modtagelige. Corona har skabt en force majeure-situation, hvor vi har set styrken ved IT, og der er helt klart noget effektivitet i, at vi har kunnet gøre det online.”
Henrik Harder Olsen, KMD

Fra fysisk til online

Netop spørgsmålet om at mødes med kunder i eksempelvis undervisningssituationer var aktuelt i Henrik Harder Olsens afdeling. Han er senior servicekonsulent i supportafdelingen og mødte indtil corona-krisen dagligt på arbejde i KMD’s afdeling i Århus, hvor han yder support til brugerne af kommunernes systemer til sygedagpenge og kontanthjælp. Som regel foregår kundekontakten over mail og telefon. Men da det helt nye sygedagpengesystem skulle implementeres i forsommeren, var planen at holde fysiske kurser for de kommunale sagsbehandlere, som skulle oplæres i at bruge det nye IT-system inden launch 8. juni.

”Det var vi nødt til at trække stikket på,” fortæller han.

For udmeldingen fra KMD’s øverste ledelse var, at hvis kundemøder overskred myndighedernes maxbegrænsning for forsamlinger på 10 personer, så kunne det ikke foregå fysisk.

”Så vi skulle finde ud af: Hvad gør vi nu?” fortæller Henrik Harder Olsen, der allerede havde været ude i nogle kommuner og undervise, inden corona lukkede landet ned.

Heldigvis tænkte hans kolleger, der havde været med til at udvikle forløbet, hurtigt og kreativt.

”Vi talte om, om ikke man kunne omlægge den fysiske undervisning til online,” husker han.

Og så gik det stærkt med at bygge de mange undervisningsmaterialer om til onlineforløb, der i stedet for hele demodage skulle designes i kortere moduler kombineret med små opgaver, der kunne foregå på de berammede kursusdage.

Hjalp på kryds og tværs

”Vi kiggede på hele tidsplanen for at få enderne til at nå sammen og friholdt kolleger, der kunne gå i gang med at udvikle. Og så tog vi andre over på opgaver i supportfunktionen og hjalp hinanden på kryds og tværs, for nogle kommuner var allerede kommet over på det nye system,” fortæller han og giver sig selv og kollegerne et klap på skulderen for indsatsen.

”Jeg synes, det er imponerende, at vi kom i hus med projektet med at få alle landets kommuner over på det nye sygedagpengesystem og kunne gå live efter de i forvejen stramme tidsplaner,” siger Henrik Harder Olsen ovenud tilfreds.

Men onlineundervisning stiller ifølge den erfarne supporter krav til kursisterne, som blev oplært online via Skype-møder med en underviser, der kunne dele sin skærm, og hvor deltagerne kunne stille spørgsmål i chatfunktionen.

”De har også været modtagelige. Corona har skabt en force majeure-situation, hvor vi har set styrken ved IT, og der er helt klart noget effektivitet i, at vi har kunnet gøre det online. Men det stiller også krav til kommunikationen. Da vi havde hands on-kurser med tavleundervisning, og folk sad i samme lokale ved maskinerne, tror jeg, dialogen var en anden. Men der har været meget positive tilbagemeldinger, og sagsbehandlerne har været begejstrede,” siger han.

Vant til distance

I Henrik Harder Olsens afdeling er de tre kolleger med arbejdsplads i Århus, men i alt er de 10 supportere på systemet fordelt på KMD’s lokationer i Odense, Ballerup og Aalborg.

”Inden corona havde vi også morgenmøder over Skype, så nogle ting, har jeg været vant til, foregik på distancen. I starten syntes jeg, det var okay at arbejde hjemmefra, men jo længere tid, der gik, så manglede jeg at ses og snakke med kollegerne,” fortæller Henrik Harder Olsen, der også er kollegernes tillidsrepræsentant i KMD og derfor har deltaget i møder med ledelsen om erfaringerne med at arbejde hjemmefra under nedlukningen.

”Jeg synes, at vores nærmeste ledere og den øverste ledelse har støttet op og mindet os om også at have et liv ved siden af arbejdet. Vi har haft virtuelle fredagsbarer, hvor man kunne sidde hjemme foran skærmen og drikke en drink og være sociale med kollegerne. Og vores chef har lavet nogle små kahoot quizzer til online teammøder, hvor lederne ikke 100 procent har holdt sig til forretningen, men også har haft mere fokus på, hvordan vi trives. Det, synes jeg, var meget fint,” vurderer han.

I KMD er erfaringerne, at effektiviteten ikke er faldet under nedlukningen, fortæller HR-direktør Michael Steen Holst.

”Vi har opdaget, at man kan gøre ting mere effektivt online eller hjemmefra – specielt udviklingsopgaver, der kræver koncentration,” siger han og understreger, at ledelsen langt hen ad vejen har bedt lederne og medarbejderne om at byde ind med, hvad der var smart.
”Men det er en kendsgerning, at vi har været tvunget til at tænke over, hvad plejer man at gøre, og hvad kan lade sig gøre – og kan det lade sig gøre digitalt?

Vi kan til gengæld godt mærke, at det at sælge og danne relationer med kunderne, det er sværere i telefonen eller på virtuelle møder, ligesom det er svært at samarbejde eller løse konflikter over Skype eller Teams. Så vi skal tænke over, hvordan vi gør det begavet fremover,” konkluderer KMD’s HR-direktør.