DEN SVÆRE SAMTALE: “HUSK AT HAVE EN LØSNING MED TIL CHEFEN“

Du har taget SikkerPåNettet-testen, og den viser, at det er tid til at opdatere arbejdspladsens IT-løsninger. Men hvordan får du forklaret det til chefen? Her er eksperternes råd.

“Hej chef, vores hjemmeside understøtter ikke IPv6 og vores maildomæne har ikke aktiveret DMARC.”

Får du hovedpine bare ved tanken om at skulle levere den slags beskeder til din leder efter at have testet arbejdspladsens IT-løsninger på sikkerpånettet.dk?

Så er du ikke alene, for det kan være rigtig svært at levere nyheder om, at der er noget galt, især hvis det er teknisk kompliceret. Men der findes heldigvis måder at gøre situationen lettere. Det fortæller Lene Flensborg, der er erhvervspsykolog i konsulentvirksomheden Organisation ApS og forfatter til bogen “Kort & godt om svære samtaler.”

“Jeg kender flere specialister, hvis arbejde ofte betyder, at de skal give nyheder, som folk ikke bliver glade for. Det bedste er at gøre det på en løsningsorienteret og tilgængelig måde,” siger hun.

”Hvis du kommer med nyhederne på en konstruktiv og løsningsorienteret måde, så passer du jo faktisk bare dit arbejde.”
Lene Flensborg, erhvervspsykolog og forfatter til bogen “Kort & godt om svære samtaler”.

Klare aftaler

Lene Flensborg peger blandt andet på, at man kan komme langt ved at forberede sin chef, allerede inden man tager testen på nettet.

“Hvis du allerede inden dilemmaet opstår, har talt med din chef om, at testen skal laves, så kan du på forhånd skabe en tydelighed om, at vi skal have lavet denne her test, så måske dukker jeg op med en besværlig besked; så må vi finde ud af, hvad vi gør sammen. Det kan hjælpe med at sikre, at resultatet både er forventet og imødekommet,” forklarer hun.

“Det kan også være, at du indleder dit møde med chefen med at foreslå, at I i første omgang blot tager en fælles snak om udfordringen, så du ikke nødvendigvis på første møde skal have et ja eller nej til at gå videre med noget nyt.”

Rød, orange eller gul?

Ifølge Signe Vikkelsø kan det også være en fordel at sortere i problemerne inden du går til chefen. Hun er professor og institutleder på Institut for Organisation på CBS, Copenhagen Business School, og forsker blandt andet i teknologi og organisationsforandringer.

“Hvis alle problemerne fylder lige meget, kan det være overvældende og svært for chefen at forholde sig til. Her kan du sortere i dem inden, gerne sammen med dine kolleger, efter hvad der er mest presserende,” siger Signe Vikkelsø.

Hun peger på, at man for eksempel kan lave et signalsystem med rød, orange og gul eller lignende.

“Den kan du lave på baggrund af en risikovurdering. Så kan du skelne mellem det, der virkelig haster, og som vil få rigtig alvorlige konsekvenser, hvis det ikke bliver fikset, og det, der bare vil være godt at få på plads på længere sigt.”

”Det er vigtigt at kunne præsentere problemet, så det ikke bliver for teknisk kompliceret.”
Signe Vikkelsø

SÅDAN KAN DU GØRE
Sig ikke: “Hej chef, vores hjemmeside understøtter ikke IPv6 og vores maildomæne har ikke aktiveret DMARC.”

Prøv i stedet: “Hej chef. Jeg har testet sikkerheden på vores internetforbindelse, hjemmesidenavn og e-mail-adresser, sådan som vi talte om forleden. Testen viste, at vores hjemmeside ikke bruger det nyeste, mest sikre domæne. Det betyder, at vi risikerer, at mange brugere med tiden ikke kan få adgang til hjemmesiden. Jeg vil foreslå, at vi kontakter vores serveransvarlige for at høre, om vi ikke kan rykke over til IPv6, som er fremtidssikret.”

”Jeg har også testet vores e-mailadresser, og jeg kan se, at de ikke bruger DMARC-teknologien, som Center for Cybersikkerhed blandt andet anbefaler. Hvis vi ikke bruger den, er det lettere for hackere at misbruge vores maildomæne, og for eksempel sende falske e-mails fra vores mailadresser, og det kan skade vores troværdighed. Jeg vil foreslå, at jeg laver en rapport til IT-ledelsen og anbefaler at implementere DMARC.”

Ovenstående eksempel bygger på viden hentet fra sikkerpånettet.dk, hvor du også kan finde forklaringer og links til resten af de problemer, der behandles.

Generalprøve med mor

Beskeden om testresultaterne kan blive ekstra svære, fordi de er teknisk komplicerede. Derfor er en særlig pædagogisk udfordring i at gøre budskabet forståeligt for folk, der ikke har den samme IT-faglighed, som man selv har, påpeger Lene Flensborg.

“Inden du går til mødet, kan du med fordel tænke igennem, hvordan du vil formidle problemet. Det kan være, at du først vil give et eksempel på, hvorfor det er et relevant problem at beskæftige sig med, så du bliver mere præcis omkring, at det ikke er et hypotetisk problem, men et faktisk og reelt problem.”

“Du skal også tænke i at lave en oversættelse, så det, du siger, kan forstås af en, der ikke er IT-kyndig. Det gælder for alle specialister, at de skal oversætte deres faglige viden til noget, andre kan forstå, og det kræver, at man arbejder med sin kommunikation og tænker sin argumentation igennem. Du kan for eksempel teste det, du vil sige, med din mor eller en anden tæt på dig, som ikke ved noget om området. Altså en generalprøve hos en, der ikke er fagekspert,” siger Lene Flensborg.

Hun bakkes op af professor Signe Vikkelsø.

“Det er vigtigt at kunne præsentere problemet, så det ikke bliver for teknisk kompliceret. Du skal lave en vurdering af, hvor meget baggrundsviden modtageren har, og så tale på en måde, så vedkommende kan forstå det,” siger hun. Det kan også være en god idé at sortere i, hvor mange tekniske baggrundsforklaringer, det er nødvendigt at have med, fordi de kan komme til at overskygge det centrale budskab. Her kan det være en idé at lave nogle korte noter på forhånd, påpeger Lene Flensborg.

“Så kan du måske nemmere se, hvor det bliver for teknisk, og om der er noget, du kan skære fra, så det bliver mere to the point,” siger hun.

Husk løsningen

Det vigtigste råd er dog, at man udover at påpege problemerne også skal huske at have en løsning med, mener begge eksperter.

“Det er altid en god idé, når du går til din chef, at du ikke bare har et problem med, men også et forslag til, hvordan I kommer ud af det. Allerede inden du går til mødet, bør du have tænkt igennem, hvad du vil foreslå, at I gør ved problemet. Det gør det nemmere for chefen at reagere klogt, hvis der er et konkret forslag til en løsning,” siger Lene Flensborg.

Hun bakkes op af Signe Vikkelsø.

“Her kan du også bruge din rangorden, så du for eksempel kan beskrive, hvordan de forskellige områder rykkes fra rød til gul,” siger hun. Der er ingen grund til panik, hvis man ikke er sikker på, hvad den bedste løsning er. Man kan nemlig sagtens have to eller tre løsningsmuligheder med, så der er lidt at vælge imellem, uddyber Lene Flensborg.

“Det kan både være relevant, hvis du selv er i tvivl om, hvad der er den rigtige vej at gå, men der kan også være en pædagogisk pointe i at vælge en stor og en mindre løsning, som I kan vælge imellem sammen.”

”Prøv at teste det, du vil sige, med din mor eller en anden tæt på dig, som ikke ved noget om området.”
Lene Flensborg

Ikke en sortseer

Selv hvis man lytter til eksperternes råd og gør sin besked mere forståelig og løsningsorienteret, kan det stadig være svært at åbne samtalen med chefen. Man kan måske være bange for at blive stemplet som sortseer eller set som den, der kommer med dårlige nyheder.

“Hvis man ikke gør problemerne håndgribelige, men bare præsenterer worst case-scenariet, kan det være svært for chefen at håndtere. Derfor er det også vigtigt, at man præsenterer realistiske scenarier og løsninger,” siger Signe Vikkelsø. Lene Flensborg understreger, at det netop er ansvarligt at pege på problemerne, mens de er til at håndtere.

“Du kan måske teste af med en kollega med samme fagekspertise om I er enige i, at der er et problem. Men hvis du kommer med nyhederne på en konstruktiv og løsningsorienteret måde, så passer du jo faktisk bare dit arbejde,” siger Lene Flensborg.

5 TIP FRA EKSPERTERNE: DEN GODE SAMTALE

Afstem forventninger: Lav en aftale om, at du vil køre testen, og forbered chefen på, at der måske kan være et problem, der skal håndteres. Så er resultatet forventet og imødekommet.
Del problemet op: Sortér i problemerne, så du tydeligt kan vise, hvad der er vigtigst at tage fat på, og hvad der er mindre presserende. Det gør emnet mere overskueligt.
Tænk over din formidling: Tilpas din fremlægning så den passer til det niveau af specialviden, som din chef har, og prøv eventuelt forklaringen af på din kæreste, mor eller en anden uden teknisk viden. Deres spørgsmål gør, at du bliver bedre til at forklare, hvad problemet er.
Tag løsninger med: Præsentér en eller flere løsninger på problemet, og hver tydelig omkring, hvad du selv foreslår. Det gør det nemmere for din chef at handle.
Hav selvtillid: Husk, at det er en del af dit job at sikre arbejdspladsen mod hackere og andre digitale farer. Vend eventuelt med en kollega, om han eller hun også kan se, at der er et problem.

Topillustration: Line Malling Schmidt