Brugerne skal med ved bordet

IT-projektrådet anbefaler på det kraftigste, at brugerne sidder med ved bordet, når der udvikles nye offentlige fagsystemer. Brugernes kritik skal samles op og bruges aktivt i udviklingsarbejdet, lyder det fra daværende direktør i Digitaliseringsstyrelsen, Lars Frelle Petersen.

Udvikling af store fagsystemer til offentlig administration er en svær og kompliceret proces med mange store og dyre faldgruber. Det viser de mange dyre IT-skandaler som Amanda, Proask, Polsag og EFI. Udfordringerne er digitalisering af komplicerede love, der ofte justeres, og komplekse processer med mange interessenter, der kan være svære at inddrage.

Siden 2011 har statens IT-projektråd haft til opgave at rådgive store offentlige IT-projekter – og måske lukke dem i tide, hvis de kører af sporet.

” Vi har de seneste år lært mange ting om udvikling af store IT-projekter. Især at der ikke er enkle og lette løsninger – en såkaldt silver bullet, der rydder bulen og fixer det hele,” siger Lars Frelle Petersen, den daværende direktør i Digitaliseringsstyrelsen i et interview, inden han blev udnævnt til afdelingschef i Finansministeriet.

Sekretariatet for IT-projektrådet ligger i Digitaliseringsstyrelsen, der er arme og ben i risikovurderingen af offentlige IT-projekter.

”Når vi vurderer risikoen i store statslige IT-projekter, så er vi opmærksomme på en alsidig sammensætning af projekt-teamet, ligesom vi inddrager viden og erfaring fra dem, der skal bruge IT-systemet i den sidste ende,” siger Lars Frelle Petersen.

Brugere i alle faser

Inddragelsen af brugere kan både være i den indledende ide- og analysefase, hvor ønsker til IT-løsningen defineres og projektets mål opstilles, eller undervejs i projektet, når løsningen udvikles og testes.

”Brugernes medvirken sikrer, at den færdige IT-løsning også svarer til det, der er brug for ude hos slutbrugeren.”

Kritikken af de fejlslagne IT-projekter handler blandt andet om, at løsningerne ikke løser den opgave, som brugerne har brug for at få løst. Det har IT-projektrådet sat i system.

”Vi anbefaler, at de kommende brugere af løsningen bliver repræsenteret i styregruppen, hvor en af deltagerne har rollen som seniorbruger. Det er seniorbrugerens ansvar at sikre, at brugernes ønsker og input bliver bragt til projektledelsen og vurderet i forhold til udviklingen af løsningen,” forklarer Lars Frelle Petersen.

Det er afgørende, at IT-projekter inddrager viden og erfaring fra dem, der skal bruge systemet i den sidste ende. Vi skal sikre, at den færdige IT-løsning også svarer til det, der er brug for ude hos slutbrugeren

Lars Frelle Petersen, daværende direktør i Digitaliseringsstyrelsen

Opgør med nulfejlskulturen

Spørgsmålet er også, hvordan vi gør brug af brugernes erfaringer og kritik i udviklingsarbejdet.

”Der er det vigtigt at få italesat, at det er okay at fejle, når man forsøger sig med nye og innovative løsninger. Der skal bare være en struktureret opsamling af erfaring, så der kan bygges videre på de erfaringer, der er gjort,” lyder det fra den daværende direktør fra Digitaliseringsstyrelsen.

Han tilføjer:

”Store IT-projekter er nærmest per definition svære og komplekse. Derfor er det også naivt at tro, at der aldrig vil ske fejl. Men vi skal gøre mere for, at det ikke sker. Blandt andet er det ambitionen, at staten skal arbejde i retning af en mere tværfaglig innovationskultur, hvor der er rum for ’sandkassemiljøer’, hvor løsninger skal kunne testes hurtigt, og slutbrugere inddrages fra starten.”

Agile modeller

Flere steder i både den statslige og kommunale forvaltning har man erstattet den klassiske udviklingsstrategi med kravspecifikation, udbud, kontraktskrivning og årelange udviklingsforløb med agile metoder, hvor man hurtigt udvikler, tester og implementerer små dele af løsningen.

”Der foregår megen udvikling efter agile metoder i dag – også i min egen styrelse. Jeg tror også, at selv store projekter kan udvikles med agile metoder. Agilitet handler blandt andet om at tage ejerskab over sin IT, og det skal vi blive bedre til i det offentlige.”

Agile metoder inddrager naturligt brugerne i den dynamiske proces.

”Det er et centralt pejlemærke, at brugerne inddrages løbende til test af prototyper, så det hele tiden sikres, at løsningen udvikles efter forretningens ønsker,” siger Lars Frelle Petersen.

De seneste seks år har IT-projektrådet givet et hav af anbefalinger til de store statslige IT-projekter. Lars Frelle Petersen understreger, at nyere IT-skandaler som Proask og EFI var gået deres skæve gang, før IT-projektrådet blev stiftet og fik indflydelse.

”Vores råd og anbefalinger har løftet det ledelsesmæssige fokus, forbedret kvaliteten af projekterne og har endda ført til, at rigtig mange af de her projekter ikke er blevet til noget. Det er en stor forebyggende indsats.”