Store IT-projekter: Pas på brugerne

Sidste år brugte det offentlige 13,6 milliarder kroner på IT.

Ja, du læste rigtigt. Tallet var 13.600.000.000 kroner.

Ifølge en opgørelse fra konsulentvirksomheden Udbudsvagten er det en stigning i forhold til året før, hvor udgifterne var 200 millioner kroner lavere.

Og skal danskerne have fuld valuta for de mange skattekroner, der ud af de mange IT-milliarder bliver anvendt på at udvikle IT-systemer, er brugerne – tit og ofte SAMDATA-medlemmer – afgørende. Som regel sidder de på en indgående viden om, hvilke opgaver IT-systemerne skal anvendes til at løse eller automatisere.

”I et samfundsmæssigt perspektiv er det vigtigt. Og for SAMDATA’s medlemmer er det også vigtigt, uanset om man – som jeg – er ansat i en privat virksomhed eller i det offentlige. Mange af dem, jeg udvikler systemer til, sidder i det offentlige. Og det er enorme summer, der bliver brugt på offentlig IT hvert år,” siger Flemming Uldall.

Dyrt at byde på offentlige projekter

Sammen med sin kollega i i SAMDATA\HK’s bestyrelse, John Aabille, tidligere medarbejder i KMD, har Flemming Uldall mange års erfaring inden for netop udvikling af systemer til det offentlige. John Aabille blev uddannet som edb-assistent i 1979, mens Flemming Uldall blev uddannet som datamatiker i 2000. Begge har de set, hvor mange penge det koster IT-virksomheder at udarbejde tilbud, når de store offentlige IT-projekter bliver sat i udbud.

”Det kan jo let koste to eller tre millioner kroner bare at deltage i et udbud. Og får du ikke opgaven, skal du jo tjene de penge hjem på den næste IT-projekt, som du vinder,” siger John Aabille.

Et af de vigtige punkter i SAMDATA\HK’s IT-politiske strategi er netop offentlige IT-anskaffelse og -udvikling. Og her er det blandt andet målet at skabe bevidsthed om, at digitalisering – på trods af de store omkostninger – ikke er automatisk en gevinst ved kasse et for samfundet. Det er forbundet med risici, fordi man ofte i udviklingen ikke tidligt nok inddrager de brugere, der i sidste ende skal betjene systemerne i hverdagen.

”Og når vi så skal sætte et system i drift er det jo ikke nødvendigvis det, som brugerne har efterspurgt,” siger Flemming Uldall.

For mange mellemled

Umiddelbart skulle man tro, at det måtte være indlysende at inddrage de mennesker, der skal anvende systemer i det daglige. Men så nemt er det bare ikke, påpeger John Aabille.

”Et af problemerne er, at brugerne er meget forskellige. Det er alt andet end en ensartet gruppe mennesker. Og det er ikke ensbetydende med, at de har alle svarene. Selvfølgelig skal de også tages med på råd. Ud over brugerne har vi også IT-faglige personer som fx systemadministratorer, der vil have helt andre krav end almindelige brugere,” siger han.

Ifølge John Aabille er brugerne mere heterogene end, de var tidligere.

”Førhen var det en mere homogen masse af brugere, der sad fx i kommunerne og brugte systemerne på samme måde.”

Flemming Uldall nikker:

”Meget ofte har det offentlige hyret nogle konsulenter til at finde ud af, hvad brugerne vil have. Men allerede der er det jo konsulenternes fortolkninger af nogle krav. På den anden side har virksomhederne også nogle konsulenter, der skal vurdere disse krav. Så det hele kommer igennem en hel masse hænder, inden vi går i gang med at udvikle systemet.”

Bedre dialog sikrer bedre udbud

Ofte forsøger man som leverandør at sikre sig ved at nedsætte nogle brugergrupper, men det sker først, når kravspecifikationerne allerede ligger på bordet, understreger Flemming Uldall. Dog er der sket en del for at få en bedre dialog i gang som en del af et udbud af et IT-projekt.

”Inden du skriver de endelige krav til udbuddet, har man en dialog med forskellige leverandører, så kommunerne eller en anden offentlig instans, kan kigge på de forskellige løsningsmuligheder,” siger han.

”Samtidig er behovet for at inddrage brugerne blevet mindre i takt med, at systemerne er blevet mere standardiserede. Brugerne ved så nogenlunde, hvordan de forskellige ting fungerer. De kan genkende funktionerne fra andre systemer. Der er opstået standarder for, hvordan tingene fungerer.”