”LIGE PLUDSELIG VAR MODSTANDEN MOD FORANDRINGER LIG NUL”
Kunne kommunens IT-infrastruktur holde til presset? Ville Syddjurs Kommunes IT-medarbejdere skulle løbe solen sort? Kunne kollegerne klare deres opgave digitalt derhjemme fra?
Spørgsmålene var mange, da coronavirus-pandemien tvang Syddjurs Kommune – lige som utallige andre arbejdspladser – til at sætte medarbejdere til at passe deres arbejde hjemmefra. Lige fra kommunalpolitikerne til mange af kommunens knap 3.400 medarbejdere skulle fra den ene dag til den næste klare opgaverne på afstand af deres normale kontorstole.
”Egentlig gik det forbløffende godt.”
Ifølge Jon Løbner, digitaliseringskonsulent i Syddjurs Kommune, skyldes det overraskende gode resultat, at kommunen i mange år har arbejdet efter en strategi om at give medarbejderne så fleksible og mobile arbejdspladser som muligt.
”Kommunens administration har i lang tid arbejdet med bærbare computere og mobiltelefoner. På kontoret har man så haft en dockingstation, som man kunne sætte sin laptop til. Det viste sig lige pludselig at være en enorm styrke, da det hele lige pludselig lukkede ned,” siger Jon Løbner.
Kunne spare tid, penge og kørsel
Medarbejderne kunne tage forbi kontoret for at hente en ekstra skærm, mus eller andet elektronisk isenkram, hvis der var behov for det derhjemme. Samtidig havde kommunen gennem mange år anvendt Citrix-platformen til at give medarbejderne en virtuel desktop, så de kunne komme til alle de filer og programmer, som de måtte have brug for at kunne anvende for at lave deres arbejde.
”Det nye var, at kollegerne skulle lære at bruge Skype for Business på en anden måde end hidtil. Vi har i en del år anvendt det som vores telefonsystem. Det vil sige, at folk har de sidste mange år været vant til, at telefonen ringede på deres computer, og at de talte i telefon gennem et headset. Nu skulle de, som det nye, anvende systemet som mødeplatform,” siger Jon Løbner.
Ifølge ham havde kommunen de sidste to til tre år arbejdet på at få brugerne til at bruge Skype for Business til online møder.
”Vi har argumenteret for, at det altså ikke var nødvendigt hver gang at møde fysisk op. Man kunne spare en frygtelig masse tid, penge og kørsel ved at holde flere virtuelle møder,” siger digitaliseringskonsulenten.
Man kunne spare en frygtelig masse tid, penge og kørsel ved at holde flere virtuelle møder.
Jon Løbner, Syddjurs Kommune
Modstand var væk
Mens det i nogle afdelinger med hans ord ”var gået rimeligt godt”, var der andre steder en stor træghed i forhold til at øge de virtuelle møder.
”Men lige pludselig var modstanden mod forandringer lig nul. Der var jo ikke andre muligheder. Og der var jo et praktisk alternativ, som kollegerne fandt nemt at bruge. På den måde kunne man fortsætte med at løse, i hvert fald, de administrative opgaver næsten uden nedgang i effektivitet. Nærmest tværtimod,” siger Jon Løbner.
Når han taler om ”modstand” mener han de vaner, som ligger indgroet i de fleste mennesker.
”Husk på, at for de fleste folk er anvendelse af IT-løsninger ikke en del af deres kerneopgaver. Her er IT blot redskaber, som skal hjælpe en til at løse opgaver. Det dér med at gå to skridt tilbage og overveje, om man kan løse sine opgaver smartere. Det er der ikke altid tid til i en travl hverdag.”
Hvor er det Skype-møde?
Det kan være noget så almindeligt som, hvordan man indkalder til et Skype-møde, som kan spænde ben for, at den enkelte medarbejdere begynder at bruge det.
”Jeg hørte en gang en ude på gangen, der spurgte, hvilket lokale det der Skype-møde, han var indkaldt til, blev afholdt i,” siger Jon Løbner.
Det kan man selvfølgelig trække lidt på smilebåndet over, men det illustrerer meget godt de indgroede forestillinger om, at møder er noget fysisk. Den slags har det påtvungne hjemmearbejde været med til at forandre.
I dag er medarbejderne ved at flytte tilbage på kontorerne, men digitaliseringskonsulenten mener, at nedlukningen har været til at skubbe digitaliseringen fremad i Syddjurs Kommune. Mens man med stor succes har afholdt to digitale byrådsmøder over Skype, regner han ikke med, at det kommer til at ske fremover. Til gengæld kan man godt forestille sig, at udvalgsmøder kommer til at foregå helt eller delvist virtuelt.
”Ser jeg på min egen afdeling, er der ikke længere nogen, der gider køre i bil to timer for at holde møde i en halv time for nu at sætte det på spidsen. Den slags vaner bliver mere udbredte end tidligere.”
Hvad med medarbejderne i IT- og digitaliseringsafdelingen?
Umiddelbart kunne man nemt forfalde til at tro, at de i runde tal tre måneder, hvor mange medarbejdere skulle arbejde virtuelt, var kaotiske for kommunens IT- og digitaliseringafdeling. Men overraskende nok har det ikke været tilfældet, hvis man spørger Jon Løbner.
KOMMUNERNES LANDSFORENING (KL) MENER
”KL er stadig ved at danne sig et overblik over, hvordan kommunerne er gået til opgaven, men det er vores indtryk, at organiseringen
af hjemmearbejdspladser generelt er gået rigtig godt. Det skyldes blandt andet, at kommunerne har en stærk faglighed, og der er styr på det digitale fundament, VPN’er osv. Og så har mange medarbejdere jo i forvejen arbejdet digital, så man har uden de store problemer kunnet arbejde effektivt hjemmefra. Det virtuelle har været nyt for mange, men her har både medarbejdere, politikere og borgere vist sig enormt omstillingsparate, og der er hurtigt kommet gang i virtuelle møder fra hjemmekontoret,” lyder det i en mail fra Caroline Hegelund, der er leder af Innovations- og Teknologienheden i KL.
Nok har man haft meget travlt, men generelt har kommunens medarbejdere været godt rustet til at klare transformationen. Noget arbejde er gået med at uddanne kollegerne i de andre fagområder til, hvordan man bedst anvender online møder.
”Problemet ligger mere i, at jo mere teknologi, man lægger ind i folks hverdag, jo mere vil der være ting, som ikke altid spiller lige godt. Vi har f.eks. gjort meget ud af at fortælle om, hvordan man holder gode digitale møder. Det kan være så simple ting som at komme løbende ind i mødet uden lige at give folk tid til at komme ordentligt på. Lige som man under et fysisk møde lige bruger tid på at få en kop kaffe, skal man give tid til at få teknikken til at virke,” siger han.
Til at begynde med var der også en smule bekymring over, om kommunens IT-infrastruktur kunne holde til, at trafikken lige pludselig steg på f.eks. Skype-serveren. Men de bekymrede miner var ikke nødvendige.
Systemet var robust nok, selv om det ikke var dimensioneret til at have så mange brugere på samtidig. Samtidig har der været kolleger, som skulle have hjælp med f.eks. lige at få det rigtige headset eller lignende.
”Men det helt store når det gælder hjemmearbejdsplads, har været netværksforbindelse. Det man skal erkende, er, at når det gælder hjemmearbejdspladser, er netforbindelsen afgørende. Og det er ude af IT- og digitaliseringsafdelingens hænder. Det vidste man måske nok, men det bliver langt mere tydeligt nu. Fungerer den ikke, kan brugerne ikke kommunikere.”
Skriv en kommentar
This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.