”IT-medarbejdere er jaget vildt”

Stadigt flere mennesker går ned med stress, fordi de ikke kan planlægge deres tid i et arbejdsmiljø, der hele tiden stiller hårdere krav til produktivitet. Og særligt IT-medarbejdere er udsatte, mener Trine Kolding, forfatter og ekspert i den svære disciplin at anvende tiden effektivt.

”I rigtigt mange virksomheder er der en forventning om, at IT-medarbejdere bare skal stå til rådighed for at løse vores problemer.”
I realiteten må mange IT-medarbejdere hoppe fra tue til tue for blot at kunne følge med efterspørgslen på deres tid. Ifølge Trine Kolding – konsulent i effektivitet og planlægning – arbejder netop denne gruppe af medarbejdere under et helt andet tidspres end mange andre.

Men dette er ikke hele forklaringen på, at de medarbejdere kan have svært ved at få hverdagen på jobbet til at hænge sammen – endsige at planlægge arbejdsopgaverne eller forudsige varigheden af større projekter. Så inden vi kommer til Trine Koldings analyse af arbejdsforholdene for IT-medarbejdere, lad os lige dvæle ved, hvorfor moderne mennesker har så svært ved at styre deres tid på arbejdet.

”Det at planlægge og styre sin tid er jo overhovedet ikke atomfysik. I bund og grund er det jo såre simpelt, når man endelig har lært det. Men det er jo ikke et fag i skolen. Og det er jo brandærgerligt, fordi vi alle har brug for at få noget struktur i hverdag,” siger Trine Kolding.

Som konsulent driver hun sin egen virksomhed, hvor hun rådgiver alt fra børnefamilier til topchefer i IT-branchen om, hvordan de bedst muligt planlægger deres tid.

Særligt børnefamilier

Og det er der efterspørgsel efter. Langt de fleste medarbejdere og ledere har gang på gang prøvet at have opgaver på huskelisten, der – igen, igen – ikke er blevet løst, når det er fyraften. Og det kan i værste fald udarte sig til stress og sygemeldinger.

”På de fleste arbejdspladser er der flere opgaver, end tiden rækker til, hvis vi ellers forestiller os, at vi skal have os en normal arbejdsuge. Og det stiller skærpede krav til, at vi kan håndtere vores tid. Det gælder både arbejdsmæssigt og i privatlivet,” siger Trine Kolding.

Ifølge hende gør det sig særligt gældende for børnefamilierne, der er presset fra flere sider end nogensinde før. Taler hun med de ældre generationer, kan de slet ikke genkende alle de krav, som den moderne udgave af far-mor-og-børn udsættes for.

”Jeg undrer mig ofte over, at vi børnefamilier altid får at vide, at vi er alt for ambitiøse. Men prøv lige at se på, hvor mange informationer, vi skal fordøje, og hvor mange møder vi skal deltage i,” siger Trine Kolding. Hun er selv gift med en IT-mand, og sammen har de tvillinger. Og det er blandt andet fra ægtemanden og hendes egne kunder i IT-branchen, at hun har fået et indblik i de arbejdsvilkår, som mange IT-medarbejdere lever med i hverdagen.

”Er der noget IT, der ikke virker, forventer vi, at vores kolleger i IT-afdelingen smider alt, hvad de har i hænderne for at komme os til undsætning. IT-medarbejdere skal være indstillet på, at der er et stort element af uforudsigelighed i deres hverdag på arbejdet,” siger Trine Kolding.

Hun fortsætter:

”Selv om det er øretævernes holdeplads, er kunderne eller kolleger bagefter som små hundehvalpe, der logrer, når de har fået løst deres problem. Så umiddelbart er der en stor tilfredsstillelse ved at være for eksempel IT-supporter, men det er også et job, hvor deres tid ofte er styret af andre end dem selv. Og de er nødt til hele tiden at afstemme omverdenens forventninger til deadlines og tidsforbrug, fordi disse hele tiden kan forskubbes.”

Med tiden er der kun 24 timer i døgnet. Punktum. Og det har vi meget svært ved at acceptere. Tiden får en ekstra værdi, fordi der kun er så og så meget af den.
Trine Kolding

Andre styrer vores tid

Og på den måde ender en IT-medarbejder nemt med at føle sig lidt som en af det lokale supermarkeds kassedamer, der på indkøbslørdage kan se varerne hobe sig op på båndet i en uendelig strøm, som aldrig synes at stoppe.

”Og her risikerer vi at blive styret af tiden. Sker det, ramler alt på arbejdspladsen, hvor alle opgaver skulle være løst for en uge siden. Og vi kommer til at fare rundt som en forvildet tornado, hvor andres krav og forventninger kommer til at styre os,” siger Trine Kolding.
En af årsagerne er, at der er en ubalance mellem opgaver og antallet af timer i døgnet, understreger hun:

”De fleste af os har svært ved at acceptere, at vi ikke bare kan blive ved med at proppe mere ind i vores kalendere. Fordi vi dæleme ikke vil gå glip af noget. Men der er kun 24 timer i døgnet. Punktum. Og det har vi meget svært ved at acceptere. Tiden får en ekstra værdi, fordi der kun er så og så meget af den.”

Samtidig er Trine Kolding heller ikke blind for, at der er et element af mode i det med at have en travl kalender. Det viser, at vi er eftertragtede, at vi er for vigtige til, at verden kan undvære os og ikke mindst demonstrerer det overskud.

”Læser man interviews i Berlingske Business eller Børsen med topledere, så er der jo ingen grænser for, hvor mange timer de arbejder ved siden af, at de også lige laver en Ironman. Og regner vi efter, så har de nærmest ikke tid til at sove,” griner hun.

Samtidig er der mange arbejdspladser, der måler medarbejderne på antallet af timer, de faktisk er til stede rent fysisk på arbejdspladsen.

”Måske har du arbejdet 70 timer uden at opnå det store. Men du har vist, at du er villig til at gøre hvad som helst for din karriere. Og det bliver belønnet mange steder,” siger Trine Kolding.

Den eneste strategi, der virker i den situation, er at være bevidst om at demonstrere de resultater, man opnår ved at arbejde mere effektivt – altså planlægge sine opgaver rigtigt i forhold til tidsforbruget – understreger hun.

Og skal man have styr på tiden, er det afgørende at erkende, at man ofte er alt for optimistisk i forhold til, hvad man egentlig kan nå på en helt almindelig arbejdsdag. Og det giver sig ofte udtryk i alenlange todo-lister, der mere ligner børns ønskelister op mod jul end realistiske planer for de opgaver, der kan klares i løbet af en voksen medarbejders almindelige arbejdsdag.

Og man får nærmest lyst til at lave overspringshandlinger bare ved synet af dem. Og så gør mange det, at de lige starter med nogle af de hurtige opgaver, fordi så er de jo kommet i gang. Men problemet er, at de så ikke når til de opgaver, der kræver fordybelse,” siger Trine Kolding.

Gør en ting af gangen

Ifølge hende er en af de mest almindelige fejl, at man vurderer tidsforbruget på en opgave efter, hvad den ville tage af tid uden afbrydelser. Og inden læserne sukker opgivende og begynder at rette den mentale pegefinger mod cheferne, kunder og kontorfællerne, skal de også huske at vende den anklagende finger mod sig selv. Trine Kolding peger på, at egne overspringshandlinger og andre afbrydelser ofte stjæler mere af ens tid end man er klar over.

Samtidig arbejder mange i store kontorlandskaber, hvor det kan være svært at koncentrere sig.

”I virkeligheden skal der ikke mange mennesker til, før selve produktiviteten falder. Hvis der både er telefoner, mails og kolleger, bliver alle jo afbrudt hele tiden. Og jo mere det sker, jo mere vænner vi hjernen til, at vi arbejder i små fragmenter, så vi bliver dårligere til at koncentrere os. Studier viser faktisk, at vores IQ bliver forringet, når vi arbejder i miljøer, hvor vi hele tiden bliver afbrudt. Den falder med op til 10 procent. Et er, at vi spilder tid på at blive afbrudt, noget andet er, at vores evne til at løse arbejdsopgaverne bliver forringet, siger Trine Kolding.

Og bliver man presset på tiden, er der ikke langt til at begå en anden klassisk fejl, nemlig at gøre flere ting på en gang. Hvem har for eksempel ikke forsøgt diskret at skrive en mail uden at klikke for højt med tastaturet, mens man taler i telefon med en kunde, kollega eller mor?

”Er vi dårlige til at prioritere, begynder vi at multitaske. Og her har vi en kæmpe synder, fordi den menneskelige hjerne ikke er bygget til at multitaske. Det er lidt som en computer. Jo flere processer, computeren skal foretage, jo langsommere bliver den. Det samme gælder for den menneskelige hjerne til trods for, at vi bare føler os så effektive, når vi gør flere ting på én gang. Men forskning viser, at det samlet set tager dobbelt så lang tid at løse opgaverne, fordi ens fokus hopper rundt,” siger Trine Kolding.

Samtidig skal man også have graden af uforudsigelighed på jobbet med i sin planlægning.

”I løbet af den tid som jeg har arbejdet med dette, har jeg kun set mængden af uforudsigelige, ikke-planlagte og ad hoc opgaver stige og stige. Et studie af folks arbejdsdag viste, at op mod 40 procent af deres arbejdsopgaver ikke var planlagte. Og det er der ikke mange mennesker, som er klar over, siger Trine Kolding.

Men vil hun virkelig have, at vi skal sætte næsten halvdelen af vores arbejdstid af til uforudsete opgaver? Hvor mange chefer og kolleger vil lige acceptere dette, kunne de første indvendinger lyde. Men ifølge Trine Kolding gælder det om at planlægge sin arbejdsdag realistisk.

”Det handler om, at vi er nødt til at planlægge med, at der i løbet af arbejdsdagen kommer uforudsete opgaver ind af døren. Arbejder man med IT-support, så er det jo i sagens natur hele tiden uforudsete opgaver, der kommer ind på bordet.”

Og det skal man lære at tage højde for. Hvis ellers man ønsker selv at have kontrol over sin tid.

LÆS DISSE BØGER

TRE GODE RÅD TIL AT FÅ STYR PÅ TIDEN

Tag en stor opgave i mindre bidder – så bliver de mere overskuelige at håndtere. Og man undgår at blive stresset over, at opgaven synes uoverskuelig. I det hele taget tænk positivt om dine opgaver.

Øv dig i at være realistisk, når du estimerer tiden. Begynd med at notere, hvor lang tid du tror en opgave vil tage. Og hold så øje med, hvor meget tid du reelt ender med at bruge. Det er et stort skridt mod at blive tidsrealist.

Afstem forventninger med dine omgivelser: Ikke alt haster så meget, som det ofte bliver præsenteret. Og ikke alle opgaver skal løses i Rolls Royce-kvalitet.