Efteruddannelse sat i (IT-)system

Region Midtjylland har i samarbejde med IT-leverandøren Improvento udviklet en særlig IT-løsning, der giver både ledelse og medarbejdere overblik over kompetencer og behovet for efteruddannelse.

Mange IT-løsninger handler om at bruge teknologien til at overskue og styre det, som den menneskelige hjerne ikke kan klare alene.

Region Midtjyllands IT-afdeling gik systematisk til værks for at få overblik over medarbejdernes IT-kompetencer – og matche dem med organisationens behov. Et landkort over virksomhedens behov for kompetencer sammenholdt med de kompetencer, som medarbejderne besidder – en kompetencematrix kalder de det.

”Værdien af analyserne i systemet er meget store. Det hjælper os til få overblik over medarbejdernes færdigheder og samtidig matche deres kompetencer og behov for efteruddannelse med regionens IT-strategi – og ikke mindst lave uddannelsesaftaler med skolerne på et oplyst grundlag,” siger Tina Guldhammer, der gennem de sidste otte år har arbejdet med netop den opgave for Region Midtjylland. De sidste par år som områdeleder.

”Jeg har været med i hele processen helt fra begyndelsen. En af vores egne IT-medarbejdere udviklede nogle meget fine makroer, så vi kunne lave netop de rapporter, vi havde brug for,” fortæller Tina Guldhammer.

Hun tilføjer:

”Men det var en stor administrativ opgave at vedligeholde det i regnearket.”

Strategien bliver operationaliseret

Netop derfor bad Region Midtjylland IT-virksomheden Improvento om at inkorporere deres knowhow i det IT-system, som regionen i forvejen brugte til at styre og dokumentere Medarbejder-Udviklings-Samtalerne (MUS).

”Vi havde i forvejen udviklet en løsning i samarbejde med Dansk El-Forbund. Nu har vi udvidet med den knowhow og det strukturerede kompetencetræ, som Region Midtjylland kom med,” forklarer direktør i Improvento Jan Brinck.

Systemet hedder Improvento HRM og sørger grundlæggende for, at virksomhed og medarbejdere afholder den årlige udviklingssamtale og dokumenterer samtalen og den udviklingsplan for medarbejderen, som parterne er blevet enige om.
I en samtale med sin leder angiver medarbejderen sine forskellige kompetencer på en skala fra et til fem. Tilsvarende angiver lederen det ønskede niveau – der hvor lederen vil have medarbejderen hen.

Rød tråd

Er der tale om autodidakte kvalifikationer, bekræfter lederen kompetencerne – og der kan også tilføjes formel merit i samarbejde med en ekstern uddannelsesinstitution.

”På den måde matcher vi medarbejdernes kompetencer med virksomhedens IT-strategi. Det er meget vigtigt, at vi har den balance, så vi udvikler os i den rigtige retning. Man kan sige, at løsningen operationaliserer vores IT-strategi. Hvad skal det enkelte område levere, og hvad kræver det af medarbejdernes kompetencer,” siger Tina Guldhammer.

I praksis opretter Improvento HRM en fiktiv medarbejder i systemet med de kompetencer, som ledelsen efterspørger.

”På den måde bliver kompetencegabet synligt, og så kan man finde en løsning på at udfylde det gab,” forklarer Jan Brinck.
Improvento HRM giver mulighed for at lave udtræk for hvert af de tre lederniveauer i regionen: IT-direktørerne, kontorcheferne, områdelederne og for den enkelte medarbejder.

”Det giver en rød tråd fra alle de organisatoriske niveauer,” forklarer områdeleder Tina Guldhammer fra Region Midtjylland.
”Region Midtjylland er den første virksomhed, der arbejder så dedikeret med kompetencer. Det oplever vi ikke andre steder. Men det er man også nødt til, når man har nogle jobbeskrivelser, der hele tiden udvikler sig,” siger chefkonsulent i Erhvervsakademi Aarhus, Thomas Hey.